Algemene Voorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden (“Voorwaarden”) vormen een bindende overeenkomst tussen jou (“je”, “jij”, “klant”) en TalkMate (“TalkMate”, “wij”, “ons”, “onze”), inzake het gebruik van onze AI-spraakassistent en aanverwante diensten (“Diensten”).

Door gebruik te maken van onze diensten ga je akkoord met deze Voorwaarden, ons Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst (“Data Processing Agreement”). Deze documenten vormen gezamenlijk de volledige overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden prevaleren de bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

1. Toepasselijkheid en Acceptatie

Om gebruik te mogen maken van onze Diensten dien je:

• Minimaal 18 jaar oud te zijn;

• In Nederland of een andere EU-lidstaat gevestigd te zijn waar onze Diensten rechtmatig mogen worden aangeboden;

• Deze Voorwaarden gelezen en begrepen te hebben en hiermee onvoorwaardelijk akkoord te gaan.

Indien je namens een organisatie handelt, verklaar je bevoegd te zijn deze organisatie juridisch te binden aan deze Voorwaarden. Indien je niet akkoord gaat met deze Voorwaarden, verzoeken wij je vriendelijk geen gebruik te maken van onze Diensten.

2. Onze Diensten

a. AI-Spraakassistent & Platform

TalkMate biedt de volgende Diensten:

• Een AI-spraakassistent (“AI Agent”) die inkomende oproepen voor jouw onderneming beantwoordt;

• Een gekoppeld dashboard (“Dashboard”) waarop gespreksopnames, transcripten en klantnotities beschikbaar zijn;

• Toegang tot je eigen beheeromgeving via onze website of eventueel andere digitale kanalen.

De AI Agent maakt opnames en transcripten van gesprekken tussen bellers en jouw bedrijf. Deze worden aan jou beschikbaar gesteld via het Dashboard. Jij bepaalt hoe deze gegevens worden gebruikt.

b. Aanmelding & Registratie

Voor gebruik van onze Diensten maak je een account aan via talkmate.io. Hierbij verstrek je correcte en actuele gegevens. Jij bent verantwoordelijk voor de veiligheid van je inloggegevens en voor alles wat via jouw account gebeurt. TalkMate mag accounts of toegang blokkeren bij misbruik of overtreding van deze Voorwaarden.

c. Telefoonnummers & Doorschakeling

Bij je abonnement ontvang je een uniek TalkMate-telefoonnummer. Je kunt jouw bestaande bedrijfsnummer hiernaar doorsturen. Na beëindiging van je abonnement behoud je je oorspronkelijke nummer, maar je TalkMate-nummer kan worden ingetrokken als het niet binnen 3 maanden wordt overgezet.

d. Gespreksopnames & Transcripten

Onze AI neemt gesprekken op en maakt hier automatisch transcripten van. Dit gebeurt enkel:

• Voor functionele doeleinden (notificatie, terugluisteren, kwaliteitscontrole);

• In overeenstemming met de AVG;

• Na correcte configuratie van optionele gesprekswaarschuwingen (“Deze oproep kan worden opgenomen…”). Jij bepaalt of je deze mededeling gebruikt.

Je bent als klant verantwoordelijk voor het naleven van lokale wet- en regelgeving met betrekking tot het opnemen van gesprekken.

3. Abonnementen & Proefperiodes

a. Abonnementsstructuur

Onze Diensten worden geleverd op abonnementsbasis. Elk abonnement geldt voor 30 dagen en wordt automatisch verlengd tenzij je opzegt via het Dashboard. De inhoud van het abonnement wordt toegelicht op de website.

b. Kosten & Betaling

Je betaalt een vaste abonnementsprijs vooraf per maand en – indien van toepassing – variabele kosten achteraf, bijvoorbeeld bij overschrijding van het aantal inbegrepen minuten of gesprekken. Betaling verloopt via jouw opgegeven betaalmethode.

c. Wijzigingen in abonnement

Je kunt je abonnement opwaarderen (upgraden) met onmiddellijke ingang. Downgrades treden in werking vanaf de volgende abonnementsperiode. Wij behouden het recht voor om tarieven of voorwaarden met 30 dagen voorafgaande kennisgeving te wijzigen.

d. Gratis proefperiode

Nieuwe gebruikers kunnen éénmalig gebruikmaken van een gratis proefperiode. Na afloop hiervan wordt automatisch overgeschakeld op een betaald abonnement, tenzij je tijdig opzegt.

4. Kosten en Betalingsvoorwaarden

a. Vergoeding

Bij het aanmaken van een abonnement ga je akkoord met de maandelijkse kosten, zoals vermeld op onze website of afgesproken in een offerte. Betaling dient vooraf te geschieden per factuur of automatische incasso. Tenzij anders vermeld, zijn alle prijzen exclusief btw.

b. Betalingswijze

Je bent verplicht een geldige betaalmethode te koppelen aan je account. Door dit te doen geef je toestemming aan TalkMate om de verschuldigde bedragen automatisch te incasseren bij de start van elke abonnementsperiode. Bij achterstallige betalingen kunnen wij je toegang opschorten.

c. Te late betaling

Indien betaling uitblijft, behouden wij ons het recht voor om:

• Je account tijdelijk te blokkeren;

• Vertraagde betalingen te verhogen met administratiekosten (€10) en wettelijke rente;

• Eventuele incassokosten door te berekenen.

5. Privacy en Communicatie

a. Privacyverklaring

Door gebruik te maken van onze diensten verklaar je onze Privacyverklaring te hebben gelezen en hiermee akkoord te gaan. Deze is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

b. Serviceberichten

Wij mogen je via e-mail of sms op de hoogte houden van updates over je abonnement, beveiligingsincidenten of functionele aankondigingen. Je kunt je niet afmelden voor deze noodzakelijke communicatie.

c. SMS-functionaliteit

De AI Agent kan, met toestemming van de beller, sms’jes versturen (zoals afspraken of links). Jij bent als klant verantwoordelijk voor het correct configureren van deze functie en het naleven van de Telecommunicatiewet m.b.t. toestemming en opt-out.

6. Intellectueel Eigendom

a. Eigendomsrechten

Alle software, scripts, spraakmodellen, dashboards, opnames, transcripten en visuele elementen binnen TalkMate zijn intellectueel eigendom van TalkMate of haar licentiegevers. Je ontvangt een beperkt, niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van je abonnement.

b. Gebruikslimieten

Je mag onze software of AI-assistent niet kopiëren, doorverkopen, reverse engineeren, of gebruiken voor concurrerende doeleinden zonder schriftelijke toestemming.

c. Feedback

Als je suggesties of feedback instuurt, geef je ons het recht deze kosteloos en onbeperkt te gebruiken voor verbetering van onze diensten.

7. Jouw Data en Verantwoordelijkheid

a. Eigendom van Data

Alle gegevens die jij uploadt of gegenereerd worden door gesprekken met jouw AI Agent (zoals opnames, transcripten, klantgegevens) blijven jouw eigendom.

b. Licentie voor verwerking

Je verleent TalkMate het recht om deze gegevens te gebruiken:

• Voor het leveren van onze diensten;

• Voor kwaliteitsverbetering van onze AI-modellen (AVG-conform);

• In geanonimiseerde vorm voor analyses of optimalisatie.

c. Beveiliging en opslag

Alle data wordt opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (Frankfurt, Amsterdam). Je bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van back-ups van belangrijke gegevens.

d. Verboden gegevens

Je mag geen gevoelige persoonsgegevens verwerken via TalkMate (zoals medische of strafrechtelijke gegevens) tenzij dit wettelijk is toegestaan en je hiervoor expliciet toestemming hebt verkregen.

8. Acceptabel gebruik

a. Verantwoordelijkheden

Je bent volledig verantwoordelijk voor:

• De manier waarop je de TalkMate-diensten inzet;

• De bellers die je AI Agent te woord staat;

• De inhoud van berichten, antwoorden, sms’en en opgenomen gesprekken.

b. Verboden gebruik

Het is verboden om TalkMate te gebruiken voor:

• Onrechtmatige, beledigende, misleidende, discriminerende of seksuele doeleinden;

• Het verwerken van persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar;

• Spamming, phishing, scammen of oneigenlijk gebruik van telefoonnummers;

• Oproepen in strijd met de AVG of de Telecommunicatiewet.

Bij misbruik of overtreding behouden wij ons het recht voor je toegang direct te blokkeren.

9. Toegang en Beschikbaarheid

a. Beschikbaarheid

Wij streven naar een hoge uptime, maar kunnen geen volledige beschikbaarheid garanderen. Onderhoud, storingen of externe factoren kunnen tot tijdelijke onderbrekingen leiden.

b. Updates

We kunnen onze software of AI Agent regelmatig bijwerken. Je stemt ermee in dat updates automatisch kunnen worden toegepast.

c. Integraties

Je kunt koppelingen maken met externe software zoals agenda’s of CRM-systemen. Jij blijft verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van data via die systemen.

10. Beëindiging van Dienstverlening

a. Opzegging door jou

Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen via het Dashboard. Je toegang blijft geldig tot het einde van de lopende maandelijkse periode. Daarna worden opnames en transcripten 30 dagen bewaard en vervolgens verwijderd.

b. Beëindiging door TalkMate

Wij behouden ons het recht voor je toegang te beëindigen bij:

• Niet-betaling;

• Overtreding van deze Voorwaarden;

• Misbruik of frauduleus gedrag;

• Gebruik dat niet past bij ons product of doelgroep.

11. Aansprakelijkheid en Vrijwaring

a. Beperking van aansprakelijkheid

Wij zijn niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade of gevolgschade;

• Verlies van data, omzet, of winst;

• Fouten of beperkingen in AI-gegenereerde antwoorden;

• Handelingen van derden (zoals telecomproviders of CRM-integraties).

Maximale aansprakelijkheid per incident is beperkt tot het totaalbedrag dat jij in de drie maanden voorafgaand aan het incident aan TalkMate hebt betaald.

b. Vrijwaring

Je vrijwaart TalkMate tegen claims van derden voortvloeiend uit:

• Onrechtmatig gebruik van onze diensten;

• Niet-naleving van privacywetgeving door jouw organisatie;

• Inhoud of verwerking van gesprekken via jouw AI Agent.

12. Toepasselijk recht en geschillen

a. Nederlands recht

Deze Voorwaarden zijn uitsluitend onderworpen aan het Nederlands recht. Amerikaanse wetgeving, arbitrage, of geografische beperkingen zijn niet van toepassing.

b. Bevoegde rechtbank

Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in Amsterdam, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

c. Alternatieve geschiloplossing

Voordat een geschil wordt voorgelegd aan de rechter, streven partijen ernaar dit eerst onderling of via een onafhankelijke bemiddelaar op te lossen.

13. Overige bepalingen

a. Overdracht

Je mag je rechten of verplichtingen onder deze Voorwaarden niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van TalkMate. TalkMate mag dit wel doen, bijvoorbeeld bij overname.

b. Wijzigingen

TalkMate mag deze Voorwaarden op ieder moment wijzigen. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je ten minste 14 dagen van tevoren per e-mail of via het Dashboard.

c. Deelbaarheid

Indien een bepaling ongeldig of onwettig blijkt, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.

d. Elektronische communicatie

Je stemt ermee in dat alle communicatie, overeenkomsten en documenten elektronisch mogen worden verstrekt en rechtsgeldig zijn.

14. Contactgegevens

TalkMate
Den Haag, Nederland
KvK-nummer: 83734694
BTW-nummer: NL003869606B14
Website: https://talkmate.io
E-mail: info@talkmate.io