Privacy Policy

Effective date:

26 mei 2025

Welkom bij TalkMate (“wij”, “ons”, “onze”). In deze privacyverklaring leggen we uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer je gebruik maakt van:

  1. Onze AI-voice agent die inkomende telefoongesprekken beantwoordt en afspraken kan inplannen (“AI Agent”);

  2. Ons klantenportaal, inclusief gekoppelde applicaties, dashboards en integraties (“Dashboard”);

  3. Onze websites zoals www.talkmate.io of andere digitale kanalen die wij beheren (“Website”).

Door gebruik te maken van onze diensten ga je akkoord met deze privacyverklaring. Als je het hier niet mee eens bent, verzoeken wij je vriendelijk geen gebruik te maken van onze diensten.

1. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze verklaring is uitsluitend van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door TalkMate als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. Ben je een klant of beller van één van onze klanten? Neem dan contact op met dat bedrijf zelf – zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen privacybeleid.

2. Wat verstaan we onder persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een individu. Denk aan:

  • Naam, telefoonnummer, e-mailadres;

  • Gespreksinhoud of notities gemaakt tijdens een telefoongesprek;

  • Geluidsopnames van gesprekken;

  • IP-adres of technische gebruiksdata;

  • Klant- of bedrijfsinformatie gekoppeld aan je account;

  • Eventuele andere informatie die je vrijwillig verstrekt.

3. Hoe verzamelen wij gegevens?

We verzamelen gegevens op de volgende manieren:

  • Van klanten (bedrijven): bij aanmelding, accountinstellingen, integratie met hun CRM, agenda of FAQ-documentatie.

  • Van bellers: via gesprekken met onze AI Agent, waaronder opnames, transcripten en inhoudelijke input.

  • Via onze website: door het gebruik van cookies, analytische tools of formulierinzendingen.

4. Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen op basis van een wettelijke grondslag, zoals toestemming, uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang. Doeleinden zijn onder andere:

  • Het leveren van onze AI-diensten;

  • Notificeren van nieuwe gesprekken;

  • Verbetering van onze AI-agent en dienstverlening;

  • Technische ondersteuning;

  • Wettelijke verplichtingen;

  • Marketingcommunicatie (alleen na expliciete toestemming).

5. Worden gesprekken opgenomen?

Ja. Gesprekken met onze AI Agent kunnen worden opgenomen en getranscribeerd, onder andere voor kwaliteitscontrole, terugluisterfunctionaliteit, en verbetering van onze dienst. Onze klanten zijn verantwoordelijk voor het informeren van hun bellers hierover.

6. Delen wij gegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

  • Verwerkers die namens ons diensten uitvoeren (zoals hosting, e-mail, analytics);

  • Onze klant (de gebruiker van onze AI Agent);

  • Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Wij verkopen nooit persoonsgegevens. We delen geen gegevens voor cross-platform marketing.

7. Waar worden gegevens opgeslagen?

Alle persoonsgegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER), in overeenstemming met de AVG. Onze back-end database draait in Frankfurt, ons dashboard in Europa, en onze voice infrastructuur is AVG-compatibel.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen. Denk aan versleuteling (AES-256), firewalls, back-ups en toegangsbeveiliging. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot gevoelige informatie.

9. Bewaartermijn

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Opnames, transcripten en klantinformatie worden verwijderd op verzoek van onze klant of binnen de bewaartermijnen zoals bepaald in onze verwerkersovereenkomsten. Marketingdata bewaren we maximaal 24 maanden zonder interactie.

10. Jouw rechten onder de AVG

Je hebt als betrokkene het recht om:

  • Inzage te krijgen in je persoonsgegevens;

  • Gegevens te corrigeren of te laten verwijderen;

  • Verzet aan te tekenen tegen verwerking;

  • Je gegevens over te dragen (dataportabiliteit);

  • Je toestemming op elk moment in te trekken.

Voor verzoeken kun je mailen naar support@talkmate.io.

11. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele, analytische en optionele marketingcookies. Bij je eerste bezoek vragen wij expliciet om toestemming voor optionele cookies. Je kunt je voorkeuren altijd aanpassen in je browserinstellingen.

12. Contact

Heb je vragen of verzoeken? Neem contact met ons op via:

TalkMate
Den Haag, Nederland
E-mail: info@talkmate.io
KvK-nummer: 83734694
BTW-nummer: NL003869606B14

Welkom bij TalkMate (“wij”, “ons”, “onze”). In deze privacyverklaring leggen we uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer je gebruik maakt van:

  1. Onze AI-voice agent die inkomende telefoongesprekken beantwoordt en afspraken kan inplannen (“AI Agent”);

  2. Ons klantenportaal, inclusief gekoppelde applicaties, dashboards en integraties (“Dashboard”);

  3. Onze websites zoals www.talkmate.io of andere digitale kanalen die wij beheren (“Website”).

Door gebruik te maken van onze diensten ga je akkoord met deze privacyverklaring. Als je het hier niet mee eens bent, verzoeken wij je vriendelijk geen gebruik te maken van onze diensten.

1. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze verklaring is uitsluitend van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door TalkMate als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. Ben je een klant of beller van één van onze klanten? Neem dan contact op met dat bedrijf zelf – zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen privacybeleid.

2. Wat verstaan we onder persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een individu. Denk aan:

  • Naam, telefoonnummer, e-mailadres;

  • Gespreksinhoud of notities gemaakt tijdens een telefoongesprek;

  • Geluidsopnames van gesprekken;

  • IP-adres of technische gebruiksdata;

  • Klant- of bedrijfsinformatie gekoppeld aan je account;

  • Eventuele andere informatie die je vrijwillig verstrekt.

3. Hoe verzamelen wij gegevens?

We verzamelen gegevens op de volgende manieren:

  • Van klanten (bedrijven): bij aanmelding, accountinstellingen, integratie met hun CRM, agenda of FAQ-documentatie.

  • Van bellers: via gesprekken met onze AI Agent, waaronder opnames, transcripten en inhoudelijke input.

  • Via onze website: door het gebruik van cookies, analytische tools of formulierinzendingen.

4. Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen op basis van een wettelijke grondslag, zoals toestemming, uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang. Doeleinden zijn onder andere:

  • Het leveren van onze AI-diensten;

  • Notificeren van nieuwe gesprekken;

  • Verbetering van onze AI-agent en dienstverlening;

  • Technische ondersteuning;

  • Wettelijke verplichtingen;

  • Marketingcommunicatie (alleen na expliciete toestemming).

5. Worden gesprekken opgenomen?

Ja. Gesprekken met onze AI Agent kunnen worden opgenomen en getranscribeerd, onder andere voor kwaliteitscontrole, terugluisterfunctionaliteit, en verbetering van onze dienst. Onze klanten zijn verantwoordelijk voor het informeren van hun bellers hierover.

6. Delen wij gegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

  • Verwerkers die namens ons diensten uitvoeren (zoals hosting, e-mail, analytics);

  • Onze klant (de gebruiker van onze AI Agent);

  • Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Wij verkopen nooit persoonsgegevens. We delen geen gegevens voor cross-platform marketing.

7. Waar worden gegevens opgeslagen?

Alle persoonsgegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER), in overeenstemming met de AVG. Onze back-end database draait in Frankfurt, ons dashboard in Europa, en onze voice infrastructuur is AVG-compatibel.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen. Denk aan versleuteling (AES-256), firewalls, back-ups en toegangsbeveiliging. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot gevoelige informatie.

9. Bewaartermijn

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Opnames, transcripten en klantinformatie worden verwijderd op verzoek van onze klant of binnen de bewaartermijnen zoals bepaald in onze verwerkersovereenkomsten. Marketingdata bewaren we maximaal 24 maanden zonder interactie.

10. Jouw rechten onder de AVG

Je hebt als betrokkene het recht om:

  • Inzage te krijgen in je persoonsgegevens;

  • Gegevens te corrigeren of te laten verwijderen;

  • Verzet aan te tekenen tegen verwerking;

  • Je gegevens over te dragen (dataportabiliteit);

  • Je toestemming op elk moment in te trekken.

Voor verzoeken kun je mailen naar support@talkmate.io.

11. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele, analytische en optionele marketingcookies. Bij je eerste bezoek vragen wij expliciet om toestemming voor optionele cookies. Je kunt je voorkeuren altijd aanpassen in je browserinstellingen.

12. Contact

Heb je vragen of verzoeken? Neem contact met ons op via:

TalkMate
Den Haag, Nederland
E-mail: info@talkmate.io
KvK-nummer: 83734694
BTW-nummer: NL003869606B14

Welkom bij TalkMate (“wij”, “ons”, “onze”). In deze privacyverklaring leggen we uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer je gebruik maakt van:

  1. Onze AI-voice agent die inkomende telefoongesprekken beantwoordt en afspraken kan inplannen (“AI Agent”);

  2. Ons klantenportaal, inclusief gekoppelde applicaties, dashboards en integraties (“Dashboard”);

  3. Onze websites zoals www.talkmate.io of andere digitale kanalen die wij beheren (“Website”).

Door gebruik te maken van onze diensten ga je akkoord met deze privacyverklaring. Als je het hier niet mee eens bent, verzoeken wij je vriendelijk geen gebruik te maken van onze diensten.

1. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze verklaring is uitsluitend van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door TalkMate als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. Ben je een klant of beller van één van onze klanten? Neem dan contact op met dat bedrijf zelf – zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen privacybeleid.

2. Wat verstaan we onder persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een individu. Denk aan:

  • Naam, telefoonnummer, e-mailadres;

  • Gespreksinhoud of notities gemaakt tijdens een telefoongesprek;

  • Geluidsopnames van gesprekken;

  • IP-adres of technische gebruiksdata;

  • Klant- of bedrijfsinformatie gekoppeld aan je account;

  • Eventuele andere informatie die je vrijwillig verstrekt.

3. Hoe verzamelen wij gegevens?

We verzamelen gegevens op de volgende manieren:

  • Van klanten (bedrijven): bij aanmelding, accountinstellingen, integratie met hun CRM, agenda of FAQ-documentatie.

  • Van bellers: via gesprekken met onze AI Agent, waaronder opnames, transcripten en inhoudelijke input.

  • Via onze website: door het gebruik van cookies, analytische tools of formulierinzendingen.

4. Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen op basis van een wettelijke grondslag, zoals toestemming, uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang. Doeleinden zijn onder andere:

  • Het leveren van onze AI-diensten;

  • Notificeren van nieuwe gesprekken;

  • Verbetering van onze AI-agent en dienstverlening;

  • Technische ondersteuning;

  • Wettelijke verplichtingen;

  • Marketingcommunicatie (alleen na expliciete toestemming).

5. Worden gesprekken opgenomen?

Ja. Gesprekken met onze AI Agent kunnen worden opgenomen en getranscribeerd, onder andere voor kwaliteitscontrole, terugluisterfunctionaliteit, en verbetering van onze dienst. Onze klanten zijn verantwoordelijk voor het informeren van hun bellers hierover.

6. Delen wij gegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

  • Verwerkers die namens ons diensten uitvoeren (zoals hosting, e-mail, analytics);

  • Onze klant (de gebruiker van onze AI Agent);

  • Overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Wij verkopen nooit persoonsgegevens. We delen geen gegevens voor cross-platform marketing.

7. Waar worden gegevens opgeslagen?

Alle persoonsgegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER), in overeenstemming met de AVG. Onze back-end database draait in Frankfurt, ons dashboard in Europa, en onze voice infrastructuur is AVG-compatibel.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen. Denk aan versleuteling (AES-256), firewalls, back-ups en toegangsbeveiliging. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot gevoelige informatie.

9. Bewaartermijn

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Opnames, transcripten en klantinformatie worden verwijderd op verzoek van onze klant of binnen de bewaartermijnen zoals bepaald in onze verwerkersovereenkomsten. Marketingdata bewaren we maximaal 24 maanden zonder interactie.

10. Jouw rechten onder de AVG

Je hebt als betrokkene het recht om:

  • Inzage te krijgen in je persoonsgegevens;

  • Gegevens te corrigeren of te laten verwijderen;

  • Verzet aan te tekenen tegen verwerking;

  • Je gegevens over te dragen (dataportabiliteit);

  • Je toestemming op elk moment in te trekken.

Voor verzoeken kun je mailen naar support@talkmate.io.

11. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele, analytische en optionele marketingcookies. Bij je eerste bezoek vragen wij expliciet om toestemming voor optionele cookies. Je kunt je voorkeuren altijd aanpassen in je browserinstellingen.

12. Contact

Heb je vragen of verzoeken? Neem contact met ons op via:

TalkMate
Den Haag, Nederland
E-mail: info@talkmate.io
KvK-nummer: 83734694
BTW-nummer: NL003869606B14