Trainingsbestanden | Wat wel, wat niet, en hoe te formatteren voor de beste resultaten

Wanneer Trainingsbestanden gebruiken

Trainingsbestanden zijn ideaal voor informatie waar TalkMate tijdens gesprekken naar kan verwijzen, zoals:

• Prijslijsten of dienstmenu’s

• Bedrijfsinformatiebladen (beleid, FAQ’s, over ons, enz.)

• Details over diensten (bijv. “Volledig pakket inclusief wasbeurt, knipbeurt en nagelverzorging”)

• Seizoensacties of speciale aanbiedingen

• Lidmaatschappen of pakketdetails

Zie trainingsbestanden als de naslagbibliotheek van TalkMate.

Wat niet opnemen

Het is belangrijk dat trainingsbestanden geen scripts worden. Voeg dus niet toe:

• Instructies over hoe TalkMate moet praten of klinken

• Richtlijnen voor gespreksafhandeling (zoals “als beller X zegt, doe Y”)

• Als/dan-scenario’s of beslisbomen

• Interne procesnotities die alleen voor jouw team bedoeld zijn

TalkMate volgt géén stap-voor-stap instructies in trainingsbestanden. Ze gebruikt ze alleen als kennisbron om vragen te beantwoorden.

Hoe maak je een goed Trainingsbestand

Volg deze tips zodat TalkMate je bestanden effectief kan gebruiken:

Gebruik eenvoudige bestandsformaten

• Spreadsheets (CSV/Excel) of platte tekstbestanden werken het beste.

• Vermijd PDF’s, afbeeldingen of documenten met veel opmaak.

Houd het overzichtelijk en gestructureerd

• Gebruik koppen om informatie in secties op te delen.

• Markdown-stijl koppen zijn ideaal (bijv. ## Diensten, ## Beleid).

• Schrijf in korte bulletpoints of rijen in plaats van lange paragrafen.

• Schrijf afkortingen volledig uit — TalkMate begrijpt ze anders niet.

• Controleer spelling en grammatica zorgvuldig.

Eén idee per regel

• Zet ieder product, dienst of beleid in een eigen rij of bulletpoint.

• Stop niet meerdere onderwerpen in één zin.

Wees consistent

• Gebruik altijd dezelfde termen voor hetzelfde (bijv. altijd “Volledige montage,” niet soms “Complete montage”).

• Vermijd herhaling van dezelfde informatie op meerdere plekken.

Voorkom tegenstrijdigheden

• Zet nooit twee verschillende prijzen of beleidsregels voor dezelfde dienst.

• Als iets verandert, update of vervang het oude bestand zodat alleen de nieuwste versie beschikbaar is.

Denk als een klant

• Vraag jezelf af: “Als een klant hiernaar vraagt, heeft TalkMate dan de juiste info om te antwoorden?”

• Neem de details op waar klanten het vaakst naar bellen (prijzen, openingstijden, dienstdetails, beleid).

Het is prima om veel informatie in één bestand te zetten, zolang het duidelijk en overzichtelijk blijft. Hoe beter georganiseerd, hoe nauwkeuriger TalkMate antwoordt.

Voorbeelden van Trainingsbestanden

Voorbeeld: Dienstenlijst Installatiebedrijf

✅ Goed (Spreadsheet-indeling)

❌ Niet goed (Ongestructureerde tekst)

Wij doen alles op installatiegebied, van cv-ketels tot zonnepanelen. Een onderhoudsbeurt van de cv kost €95 en een nieuwe ketel ongeveer €2.200. Airco’s doen we ook, prijzen liggen rond de €1.500. Voor spoedgevallen rekenen we €150 en zonnepanelen starten rond de €4.000.

Het spreadsheet werkt beter omdat:

• Elke dienst een eigen rij heeft

• Prijzen duidelijk en consistent zijn

• Extra details kort en direct zijn

Voorbeeld: Bedrijfsinformatie Installatiebedrijf

✅ Goed (Georganiseerd document)

Over ons

Installatiebedrijf De Vries is sinds 1998 actief in de regio Den Haag en omstreken. Wij leveren betrouwbare oplossingen voor verwarming, koeling, loodgieterswerk en duurzame energie. Ons team van gecertificeerde monteurs staat 24/7 klaar voor zowel particuliere als zakelijke klanten.

Werkwijze en Kwaliteit

• Gecertificeerde monteurs met vakdiploma’s (o.a. STEK en VCA)

• Gebruik van A-merken voor ketels, airco’s en zonnepanelen

• Altijd vrijblijvende offertes vooraf

• Nooddienst beschikbaar buiten kantooruren

• Garantie van 2 jaar op alle installaties

Beleid

• Storingen: bij spoed binnen 2 uur ter plaatse

• Facturatie: betaling binnen 14 dagen na factuurdatum

• Annuleringen: uiterlijk 24 uur van tevoren doorgeven

• Garantievoorwaarden: onderdelen vallen onder fabrieksgarantie, arbeid 2 jaar

Acties

• Onderhoudscontract: vanaf €12 per maand inclusief jaarlijkse beurt en storingsdienst

• Aanbrengkorting: €250 korting bij het overstappen naar ons onderhoudscontract

• Subsidieadvies: wij helpen klanten gratis bij het aanvragen van ISDE-subsidies voor zonnepanelen en warmtepompen

❌ Niet goed (Ongestructureerde tekst)

Wij bestaan al sinds 1998 en doen van alles, zoals cv-ketels, airco’s, zonnepanelen en loodgieterswerk. Bij spoed zijn we er snel en je kunt ook onderhoudscontracten afsluiten vanaf een paar tientjes per maand. Facturen moeten op tijd betaald worden en annuleren kan tot een dag van tevoren. We geven vaak korting bij overstappen en helpen ook met subsidies.

Waarom dit minder goed is:

• Alle onderdelen door elkaar

• Geen duidelijke kopjes

• Prijzen en voorwaarden verstopt in lange zinnen

  
  

👉 Conclusie: Houd je trainingsbestanden overzichtelijk, kort en gestructureerd. Gebruik koppen, tabellen of bulletpoints. Richt je op klantgerichte informatie en vermijd instructies voor TalkMate zelf.